Drukdrukdruk, wie heeft het niet druk in de zorg? Rennen, vliegen, draven, het lijkt er helemaal bij te horen. Ongeveer 60 tot 70% van alle medewerkers in de zorg heeft er last van. De één meer of vaker dan de ander. Veranderingen in de financiering geven veel meer druk op het leveren van productie en prestaties. Toch is tijdsdruk helemaal niet nieuw, in de zorg. Toen ik begon eind jaren ’70, met mijn eerste baantje in de ouderenzorg, bestond het net zo goed. Achter ‘tijdsdruk’ zit een wereld van problemen met heel verschillende oorzaken. Daar valt vaak wel meer aan te doen dan op het eerste gezicht lijkt. Sommige tijdsproblemen bezorgen we onszelf. Aan andere problemen valt wel iets te doen of we kunnen ervoor zorgen dat we er minder last van hebben, Verder zijn alle tijdsproblemen vervelend voor medewerkers en ook voor de klant van zorg. Dus reden genoeg om eens in te zoomen op de oorzaken. Zeven veel voorkomende tijdkwesties in de zorg zijn de volgende.
1. Plotselinge uitval van zorgmedewerkers
Met stip op de eerste plaat als stressfactor, als het gaat om tijd: onverwachtse uitval van collega’s door ziekte of andere situaties. Vooral op plekken waar al krap gepland is, ontstaat meteen piekdrukte. Deze druk is voor collega’s voelbaar, maar ook voor de zorgklant. Opeens kunnen afspraken niet worden waargemaakt, moet er geschoven worden, komt er een ‘vreemde’ medewerkers bij een cliënt. Ook dat gedoe kost tijd en geregel. Dat geeft weer extra tijdsdruk.
2. We moeten wachten
Wachttijden zijn voor cliënten van zorg een groot probleem. In de woorden van een man die een ernstige vorm van multiple sclerose kreeg: “Sinds ik ziek ben, is wachten een begrip. Ik moet heel vaak en vaak heel lang wachten. In het ziekenhuis, bij mijn huisarts, bij de ochtend – en avond zorg. Bij mijn verzekeraar en bij mijn uitkering. Ik ben vaak een halve dag kwijt aan wachten.” Maar wachttijden kunnen voor medewerkers in de zorg ook een probleem zijn. Bijvoorbeeld omdat je de materialen waarmee je werkt niet op tijd krijgt. Of omdat je moet wachten op een collega die zijn of haar taak moet afronden voordat jij kunt beginnen. Of omdat jij op tijd bent voor een afspraak en anderen niet. Wachttijden gaan nogal eens ten koste van je goede humeur, maar ze maken je ook voor je gevoel minder efficiënt.
3. De druk van de klok
Sommige mensen houden ervan om de tijd heel goed in de gaten te houden. Voor hen is het een sport om elke minuut te benutten. Zolang je dat zelf wil en zelf doet, kan het een leuk spelletje zijn. Klokdwang is iets anders. Klokdwang betekent dat je in je werk gedwongen bent om voortdurend de tijd bij te houden en dat je geen of heel weinig ruimte hebt om af te wijken van de (vooraf) berekende tijd voor je taken. Een bekend voorbeeld is de stopwatchzorg. Als je een bepaalde productie moet leveren, dan geeft dat een eigenaardige spanning. Hoewel je graag je aandacht bij je cliënt wil houden, lukt dat niet. Je moet namelijk opletten dat je niet teveel tijd aan iemand besteedt. En dat gaat af van je vermogen om er helemaal voor de ander te zijn…
4. Gejaagd werken
Gejaagd werken is de bekende vorm van vliegen en draven. Je hebt een hele waslijst af te werken. Die wordt soms alleen maar langer, zodat je het gevoel hebt dat je nooit klaar bent. Je probeert het op te lossen door sneller te werken. Het is dweilen met de kraan open. Een probleem hierbij is dat je eigenlijk weinig aandacht hebt bij wat je doet, omdat je aldoor al bezig bent om je tot do lijst af te vinken. Echt aandacht geven aan je cliënt zit er niet in. Je ziet daardoor heel veel niet. Mensen die dit als cliënt meemaken zeggen: “Ze is zo druk, ik val haar maar niet lastig.” Maar daardoor mis je als zorgmedewerkers dus van alles. Ook ga je meer fouten maken, als je haastig werkt. Fouten herstellen kost tijd. Vaak veel tijd. Die je eigenlijk niet hebt.
Hoe gejaagd ben jij? Tijdsdrukmeter
5. Teveel mensen bij de cliënt die te weinig doen
Versnippering is een veel voorkomen en sterk onderschat probleem, als het om tijd in de zorg gaat.
Functiedifferentiatie in zorginstellingen lijkt efficiënt, maar het komt er in de praktijk op neer dat er heel veel mensen bij een cliënt komen. Bijvoorbeeld 15 tot 20 medewerkers van verschillende organisaties. Zoveel gezichten zijn een probleem, er kan minder goed worden samengewerkt en overgedragen. Mensen werken langs elkaar heen. Alleen als de cliënt zelf goed kan organiseren en sturen is dit te doen. Maar juist bij de meeste complexe zorgsituaties is dat moeilijk.
6. Slechte samenwerking in de tijd
Een oorzaak van tijdsdruk die vaak niet goed gezien wordt, heeft te maken met slechte samenwerking tussen professionals. Niet efficiënt omgaan met elkaars tijd is irritant en geeft veel gedoe. Elk ‘gedoe’ kost tijd én energie. Voorbeelden van tijdvreters in de samenwerking zijn langdradige overleggen, niet goed communiceren en slecht overdragen van zorg. Ook het laten uitlopen van pauzes en vergaderingen hoort hierbij. In veel teams waar wij komen, hebben medewerkers tijdstress die veroorzaakt wordt door ontbreken van goede afstemming en samenwerking. Daar valt meestal veel aan te doen.
7. Onbalans werk – privé
Onze maatschappij vraagt van alles van ons en wij doen dat zelf ook. In werk zijn we verantwoordelijk voor wat we doen en er wordt een beroep op ons gedaan om het goed af te werken, wat ten koste kan gaan van privétijd. Thuis zorgen we voor anderen of onderhouden we contacten, waar wel eens iets kan gebeuren dat opeens invloed heeft op het werk. Een ziek kind, een sterfgeval in de familie en andere calamiteiten slaan een gat in onze toch al volle planning. We hadden het zo mooi geregeld, en nu dit…
Erg herkenbaar, maar vooral het uitvallen van mijn collega’s in de ochtend. Dan begint de dag meteen slecht. Je haalt het niet meer in. Tegen dat je aan je lunch toe bent, ben je al doodmoe. En soms heb ik geen tijd om pauze te nemen. Dan eet ik mijn brood op terwijl ik sta en ga verder.
Op mijn werk komt de tijdsdruk van de slechte planning. Hollen of stilstaan. Het is niet goed georganiseerd op de afdeling waar ik zit. Het komt voor dat je niet weet hoe je het rond krijgt. Dat we pas klaar zijn met de ochtendzorg als het lunchtijd is. En dan heb je weer een avond weinig te doen.