Balans: plannen én tijd nemen

We hebben onderzoek gedaan naar tijdsbeleving in de zorg. Hoe hanteer je de chaos aan bezigheden in je werk? Deel je je tijd in? Veel zorgprofessionals leggen zichzelf een ‘tijdsorde’ op. Zij maken planningen, houden taken bij en controleren de realisatie ervan.

Teveel structuur

“Ik ben heel goed in plannen. Misschien te goed. Ik zie altijd alles wat eraan komt of mis kan gaan. Ik ben aldoor bezig de boel te regelen.”

Organisatie van je tijd kan doorslaan. Er zijn mensen die teveel structuur aanbrengen. In de zorg is dat onbegonnen werk. Vaak blijkt aan de eind van je werkdag dat het plan niet gehaald is. Er komt van alles tussendoor. Die collega die je nodig heeft. Dat familielid dat een gesprek eist. Je planning wordt doorbroken door anderen. Dat is frustrerend. Je kunt moe naar huis gaan en ontevreden zijn over wat je allemaal niet hebt gedaan. Terwijl je misschien best heel veel wel hebt gedaan! Vooraf als je jezelf strenge normen oplegt, loop je het risico aldoor te falen.

Te weinig structuur

“Ik ben niet zo van de klok en dat is vaak fijn maar ook wel eens lastig. Het is alsof ik minder efficiënt ben dan de rest. Er is altijd wel iets dat me afleidt van mijn werk.”

Er zijn ook collega’s die weinig of geen enkele orde in hun tijd en dienst hebben. Zij lopen van het ene naar het andere. Er is geen overzicht in het werk. Als ze weggeroepen worden bij een cliënt, dan laten ze alles voor wat het is. Zij denken niet aan de volgende dienst, die geërgerd is door alles wat nog niet is gedaan. Iedereen heeft hier last van.

Balans tussen plannen en loslaten

Hoe beter je in plannen wordt, hoe meer je aankan. Maar ook: hoe meer je toch nog erbij gaat doen. Je kunt nooit alles doen wat je wilt doen. De andere strategie (alles loslaten) werkt ook niet, want in de zorg bij cliënten moeten juist een aantal zaken wel gestructureerd gebeuren. Belangrijk is het juist om zowel te plannen als ook los te laten.

Balans in je tijd krijg je door te beseffen dat je alleen je rust kunt bewaren door op tijd te skippen. Natuurlijk heb je een planning van taken. Maar je kunt ook prioriteiten stellen, liefst met je collega’s. Wat heeft nou echt waarde voor je cliënt en je team? Niet alles is even belangrijk.

In de mindmap laten we zien hoe het werkt met balans in je tijd (klik op de figuur voor een grotere versie). Je schakelt van het ene naar het andere. Je doet aan plannen waarbij je je prioriteiten weet, maar je staat tegelijk open voor alles wat erop je afkomt. Dat ga je niet uit de weg, maar je geeft het de juiste aandacht.

Tips

  1. Beperk je tijdsysteem! Hoe meer agenda’s en planningen en takenlijsten je hebt, hoe warriger het wordt.
  2. Kies niet meer dan één digitale en/of één papieren werkwijze om je tijd te plannen, je taken te ordenen en te evalueren.
  3. Schoon je lijst en planning elke dienst of elke week op.
  4. Bepaal het belangrijkste. Markeer deze taken zodat je daaraan toekomt.
  5. Plan nooit alles vol. Hou tussentijd, Er loopt vaak iets uit.
  6. Neem de tijd voor wat onverwachts komt en belangrijk is.
  7. Weet welke taken je kunt skippen of doorschuiven.
  8. Bespreek met collega’s prioriteiten en keuzes.
  9. Doe een follow-up van je doelen. Je leert ervan.
  10. Accepteer dat je nooit alles kan doen wat je denkt te moeten doen. Waardeer wat ertoe doet.

Tijd voor zorg

In het thema “Tijd voor zorg” verzamelen we goede ideeën en praktische werkvormen om beter om te gaan met tijd in de zorg. Bekijk ook Thema ‘Tijd voor Zorg’ – Rust bewaren voor het houden van rust in je tijd.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*