Nogal wat zorgprofessionals vechten tegen de tijd. Zij komen voortdurend tijd tekort. Het is voor hen moeilijk om administratieve taken te combineren met de juiste aandacht voor cliënten. Vooral de 5-minutenregistratie is een bron van ergernissen in de zorg.
Gelukkig is er officieel afgesproken dat deze gekkigheid in de thuiszorg stopt! ActiZ, Zorgthuisnl, Zorgverzekeraars Nederland en Verpleegkundigen en Verzorgenden Nederland hebben in samenwerking met de Nederlandse Zorgautoriteit en het ministerie van VWS een nieuwe richtlijn opgesteld. Toch komt de 5-minutenregistratie in de praktijk nog steeds voor.
In deze blog beschrijven we waarom deze manier van tijdinzet een probleem is. Het registreren van 5 minuten zorg leidt tot irritatie en demotivatie, maar hoe komt dat eigenlijk?
Beleefde tijd en kloktijd
»Tijd, als je me vraagt wat het is, denk ik meteen aan mijn agenda. Aan alles wat ik nog moet doen. Aan alle lijstjes die ik heb en de dingen die ik niet doe. Daar krijg ik een zenuwachtig gevoel van.« (student zorgopleiding)
Iedereen weet wat ‘tijd’ is, dat hoeven we niet te beschrijven. Tijd is een belangrijk principe voor het organiseren van bezigheden van mensen. Dat geldt in het gewone ‘gezonde’ bestaan en net zo goed in het geval van ziekte. Voor veel mensen is de klok de maatstaf voor tijd. We organiseren het leven met agenda en tijdafspraken. Het lijkt alsof dit ‘normaal’ is, maar juist bij ziekte en zorgsituaties botst dat met de tijdbeleving van cliënten en ook vaak hun zorgverleners.
Er is ook zoiets als beleefde tijd Die is niet zo te plannen. Je ziet bijvoorbeeld in het gesprek met een cliënt opeens een kans om iets te doen of te bespreken dat eerder niet kon. Veel momenten van ‘aandacht geven’ zijn belangrijk in de zorg. Oog hebben voor emoties, voor de beleving van de ander. Juist volledig tijd nemen op het goede moment levert heel veel op.
»Ik kom voor de wondverzorging bij een cliënte thuis, die ernstig ziek is en op bed ligt. Bij de behandeling van die wond zijn er 5 minuten dat het middel dat we gebruiken moet intrekken. Ik kan dan in die tijd natuurlijk meteen andere klusjes doen. Maar dat doe ik niet, ik ga even naast haar zitten en vraag hoe het gaat. Zij heeft dan de volle aandacht en kan kwijt wat haar op het hart ligt. En ik heb het gevoel dat ik er helemaal voor haar kan zijn.« (verpleegkundige wijkteam)
Oorzaken van tijdsdruk
Helaas hebben nogal wat zorgmedewerkers de ervaring dat zij er te weinig voor hun cliënt kunnen zijn. Vaak voorkomende oorzaken van tijdsdruk in de zorg zijn:
- Strakke looproutes of hoge caseload, geen tussentijd
- Verkeerde planning en roostering van diensten
- Teveel overhead, overmatige registratie
- Moeite met aandacht houden bij de cliënt, door lange lijst andere taken
- De druk ‘productief’ te moeten zijn
- Niet goed kunnen overdragen van taken, het idee hebben eigenlijk alles zelf te moeten doen
- Overwerken, pauzes uitstellen
In de mindmap is een aantal tijdkwesties voor zorgmedewerkers uitgewerkt naar oorzaak (klik op de figuur voor een grotere versie). De organisatie van zorg en het overmatig registreren hoort daar ook bij.
Letten op de klok kost tijd!
Het is onvermijdelijk om af en toe op je horloge of je GSM te kijken hoe laat het is. Een werkdag heeft nu eenmaal maar zoveel uren en het werk moet gedaan worden. Toch geeft aldoor kijken naar de klok een tijdstress, die niet productief is. Als je vaak naar de klok kijkt, wordt je je erg bewust van de snelheid waarmee de tijd gaat. Je bent minder in het moment bezig en maakt je meer zorgen of je wel haalt wat je moet doen.
Hoe meer je op de klok let, hoe meer je ‘weg’ bent uit het contact met je cliënt. In plaats van dat je de ander je volle aandacht geeft en zo beter ziet wat er bij die ander speelt, is een deel van je aandacht met iets heel anders bezig. Je komt in een spagaat tussen je verlangen om voor de cliënt de tijd te nemen die nodig is. En anderzijds zo snel mogelijk weg te gaan naar je volgende cliënt, omdat je je lijst moet afwerken. Als je erg vaak op de klok kijkt, ben je jezelf aan het storen in je echte werk. Zeker als je dan allerlei administratieve handelingen verricht tussen de zorg door.
Juist de spagaat tussen aanwezig willen zijn en zo snel mogelijk weg willen, kost erg veel energie. Vandaar dat de 5-minutenregistratie iets doet met je wijze van werken. Je jaagt daardoor jezelf op. Uiteindelijk is het niet zo efficiënt om op deze manier te werken. Door minder aandacht aan je cliënt te geven en jezelf aldoor te storen in je werk, om te registreren wat je doet, ben je alles bij elkaar minder productief. Dit maakt de 5-minutenregistratie een tijdverslinder van de eerste orde.
Tips
Overbodige registraties moet je zoveel mogelijk als team en als organisatie bespreken en afschaffen.
- Maak het bespreekbaar in team, organisatie, VAR, als je (nog) 5-minutenregisraties ziet.
- Gebruik beschikbare tools. In deze link vindt je tools om de 5-minutenregustratie aan te pakken.
- Gebruik het zorgplan of een regelarme App om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan extra tijdregistraties.
- Een goed ingevuld zorg(leef)plan levert betere zorg op maar ook verantwoording van tijd.
- Hou ruimte in je zorgproces voor echte aandacht. Met name in het eerste contact met je cliënt, tijdens je dienst. Laat deze tijd niet opslokken door tijdregistraties.
- Ga eens een dienst bewust iets minder vaak op de klok letten. Vertrouw erop dat er tijd genoeg is voor het belangrijkste. Kijk wat het je oplevert.
- Probeer alle noodzakelijke registraties gebundeld af te werken. Dan zijn ze minder stoorzender tussendoor.
In het thema “Tijd voor zorg” verzamelen we goede ideeën en praktische werkvormen om beter om te gaan met tijd in de zorg. Bekijk ook “Tijdvreters aanpakken” voor het aanpakken van tijdvreters.